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Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Julius Scheuerer
c/o COCENTER
Koppoldstr. 1
86551 Aichach
E-Mail: support@erechnung-umwandeln.de

Diese Erklärung gilt für den Dienst „E-Rechnung Umwandeln“ unter erechnung-umwandeln.de: Rechnungsupload, Prüfung, Konto und Kauf.

2. Ihre Rechnungen

Sie laden eine Rechnung (PDF, PNG oder JPEG) hoch. Wir lesen daraus die Rechnungsdaten aus, Sie prüfen und korrigieren sie, und wir erstellen XRechnung oder ZUGFeRD. Rechnungen enthalten oft personenbezogene Daten, etwa Namen und Anschriften von Ansprechpartnern.

  • Originaldatei: Wir speichern sie nicht. Sie wird für die Erkennung verarbeitet und danach verworfen.
  • Originallayout bei ZUGFeRD: Ihr Browser sendet die Datei für die Erstellung erneut. Sie wird nur für diese Umwandlung verarbeitet und danach gelöscht.
  • Geprüfte Angaben: Sie bleiben in Ihrem Browser-Tab. Der Server speichert sie nicht.
  • Erstellte Datei: Sie bleibt bis zu 5 Minuten gespeichert, damit ein abgebrochener Download wiederholt werden kann. Danach wird sie automatisch gelöscht.
  • Kaufnachweis je Erstellung: Damit ein bezahlter Download nicht doppelt berechnet wird, speichern wir bis zu 30 Tage eine Kennung des Vorgangs und eine Prüfsumme der Angaben, keine Rechnungsinhalte.

Der Dienst ist kein Rechnungsarchiv. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen). Für personenbezogene Daten Dritter in Ihren Rechnungen ist zusätzlich unser berechtigtes Interesse an der Ausführung Ihres Auftrags maßgeblich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Laden Sie nur Dateien hoch, die Sie verarbeiten dürfen.

KI-gestützte Erkennung

Für Texterkennung und Datenextraktion übermitteln wir Ihre Datei an Mistral AI SAS (Paris, Frankreich) über deren europäischen API-Endpunkt. Für unsere Organisation ist bei Mistral „Zero Data Retention“ aktiv: Mistral speichert die Anfragen nach der Verarbeitung nicht. Das Training von Modellen mit unseren API-Daten ist ausgeschaltet. Mistral handelt als Auftragsverarbeiter.

3. Konto und Anmeldung

Für den Download brauchen Sie ein Konto. Wir speichern Ihre E-Mail-Adresse, den Zeitpunkt der Registrierung und Ihr Guthaben. Die Anmeldung erfolgt per Link an Ihre E-Mail-Adresse. Ein Link ist 15 Minuten gültig. Eine Anmeldung bleibt höchstens 30 Tage bestehen und endet nach 7 Tagen ohne Nutzung.

Die Daten bleiben gespeichert, bis Sie Ihr Konto löschen. Sie können Ihre Daten jederzeit in den Kontoeinstellungen exportieren oder Ihr Konto dort löschen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4. Kauf und Zahlung

Im Bezahlschritt bei Stripe bestätigen Sie, dass Sie als Unternehmer bestellen, und geben Firmenname, Rechnungsadresse, Zahlungsdaten und optional Ihre USt-IdNr. ein. Diese Angaben speichern wir nicht in unserer eigenen Datenbank; sie stehen auf Ihrer Rechnung von Stripe.

Wir speichern Ihre Stripe-Kundennummer, gekaufte Guthaben mit Kauf- und Ablaufdatum sowie Kennungen verarbeiteter Zahlungsereignisse. Ereigniskennungen löschen wir nach 90 Tagen. Rechnungen und Zahlungsbelege bewahren wir bzw. Stripe so lange auf, wie Handels- und Steuerrecht es verlangen (in der Regel 8 bis 10 Jahre). Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.

5. Anonyme Zählungen ohne Cookies

Um zu verstehen, wo Nutzer im Ablauf abbrechen, zählen wir auf dem Server, wie oft bestimmte Schritte an einem Tag vorkommen, zum Beispiel „Vorschau gestartet“ oder „Download erfolgreich“. Gespeichert wird nur eine Zahl pro Tag und Schritt. Wir speichern dabei keine IP-Adresse, keine Konto- oder Sitzungskennung, keine Rechnungsdaten und setzen kein Cookie. Es ist kein Drittanbieter beteiligt. Dasselbe gilt für die freiwillige Frage nach dem Download, wie Sie E-Rechnungen empfangen: Wir zählen nur, wie oft jede Antwort gewählt wurde.

6. Eingesetzte Dienstleister

  • Hetzner Online GmbH (Deutschland): Hosting des Dienstes, der Datenbank und des Zwischenspeichers in Rechenzentren in Deutschland. Auftragsverarbeiter.
  • Mistral AI SAS (Frankreich): Texterkennung und KI-Extraktion über den europäischen Endpunkt, ohne Speicherung der Anfragen (Zero Data Retention). Auftragsverarbeiter.
  • Scaleway SAS (Frankreich): Versand der Anmelde-E-Mails. Übermittelt werden Ihre E-Mail-Adresse und der Inhalt der E-Mail mit dem Anmeldelink. Auftragsverarbeiter.
  • Stripe Payments Europe, Limited (Irland): Zahlungsabwicklung und Rechnungsstellung. Stripe verarbeitet Zahlungsdaten teils in unserem Auftrag und teils in eigener Verantwortung, etwa zur Betrugsvorbeugung und für gesetzliche Pflichten. Dabei kann es zu Übermittlungen in die USA kommen; Stripe stützt diese auf das EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln.
  • PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. (Luxemburg): Nur wenn Sie im Bezahlschritt bei Stripe PayPal wählen. PayPal verarbeitet Ihre Zahlungsdaten dann in eigener Verantwortung.
  • Apple Distribution International Ltd. (Irland): Nur wenn Sie im Bezahlschritt bei Stripe Apple Pay wählen. Apple verarbeitet die dafür nötigen Daten in eigener Verantwortung.
  • Microsoft Ireland Operations Limited (Irland): Unser Support-Postfach (Exchange Online). Wenn Sie uns schreiben, verarbeiten wir Ihre Nachricht dort. Bitte senden Sie keine Rechnungen per E-Mail. Auftragsverarbeiter.
  • Cloudflare, Inc. (USA): Namensauflösung (DNS) für unsere Domain. Website, Uploads und Rechnungen laufen nicht über Cloudflare.

7. Cookies und Browserspeicher

Wir verwenden nur technisch notwendige Cookies: ein Anmelde-Cookie (höchstens 30 Tage, nach 7 Tagen ohne Nutzung ungültig) und ein Cookie zum Schutz vor gefälschten Anfragen (CSRF, bis zu einem Jahr). Sie dienen nicht der Werbung oder Analyse.

Wenn Sie vor der Anmeldung ein Paket auswählen, speichert Ihr Browser den Paketnamen und den Zeitpunkt im localStorage. Der Eintrag wird nach der Anmeldung entfernt und nach 30 Minuten nicht mehr verwendet. Damit die Frage nach dem Download nur einmal erscheint, merkt sich Ihr Browser im sessionStorage, dass sie gezeigt wurde. Dieser Eintrag endet mit der Browsersitzung. Rechnungsinhalte werden dort nicht gespeichert.

8. Server-Protokolle

Beim Aufruf verarbeitet der Server technische Daten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Status und Laufzeit. Die Anwendung protokolliert Ereignisse ohne Rechnungsinhalte; bei Kontoereignissen kann eine Benutzerkennung anfallen. Die IP-Adresse nutzen wir außerdem kurzzeitig zur Begrenzung missbräuchlicher Anfragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und stabiler Betrieb. Server- und Anwendungsprotokolle werden nach 7 Tagen gelöscht.

9. Ihre Rechte

Sie haben nach den gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.

Wenn Sie Ihr Konto löschen, entfernen wir Ihr Konto und die verknüpften Datensätze aus unserer Datenbank. In unseren Datenbank-Sicherungen bleiben sie höchstens 14 Tage erhalten. Bei Stripe gespeicherte Zahlungs- und Rechnungsdaten unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und werden dadurch nicht automatisch gelöscht.

Zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter support@erechnung-umwandeln.de.